Shipping Vespa from S.A. to S.A.

*you can watch the video with English subtitles

After so many months and so many kilometers in Africa, it was time for me to cross the Atlantic Ocean and get to America! But how? By boat? By airplane? Swimming? Selling my vespa in South Africa and buying a new one in America? Too many scenarios and too many options…So, after an intensive research that lasted 5 days(!), I chose the airplane. I couldn’t stay longer in South Africa waiting to find another biker who may wanted to ship his motorcycle overseas (so that we can share the expenses of a container). I also saw that the price to send my vespa by boat was almost the same with that of an airfreight. Moreover, shipping a motorcycle by boat is more complicated at the customs office and of course, a trip by boat takes more time (1-3 months!).

Arranging things directly with an air company is really difficult in South Africa. I tried to do it by myself but everyone insisted on sending me to a logistics company. This kind of companies ((bigger or smaller ones) usually carry out all the procedures needed to ship a bike: documents, arrangements, even to build the crate for the motorcycle and carry it to the airport. You can find a logistics company either by doing the traditional “Google search” or by finding it on the yellow pages. If you want to do what I did, take a look at this list and you’ll find what you need! I sent over a hundred e-mails to the companies on the list, giving them the dimensions and weight of the vespa in a crate asking for a quotation. Unfortunately, during the Christmas holidays most of the companies were closed and only about 5 of them replied to my e-mails. The amount of money they asked to send the vespa to America was almost the same at every company, so I chose the company who answered first and seemed reliable and experienced in sending motorcycles overseas.

My mistake was that I didn’t build the crate which was needed to put the vespa in, by myself. So, I had to pay 250EUR(!) extra. The total amount I had to pay was 1,950EUR instead of 1,450EUR, which was the first quotation. And that happened due to the fact that the guy who built the crate decided to make it slightly bigger than it needed to be so that the vespa wouldn’t get scratched(!). If I had built the crate by myself, I would have saved 250EUR (the cost for the crate) and 500EUR (the extra cost for making the crate bigger than needed). Unfortunately, I had limited time to do all this stuff because I didn’t have the right to extend my tourist visa due to the recent changes in the visa legislation in South Africa. Next time I’ll be prepared!

So, how to calculate the cost for sending a motorcycle overseas (airfreight):

Well, you can only calculate the volumetric (dimensional) weight and then you can ask for quotations from the companies. Calculating the volumetric weight is not difficult: Length x Width x Height (cm) / Dimensional Factor (6,000). If the result of the DIM weight is bigger than the vehicle’s actual weight, then the charge is made according to the DIM weight and not the actual weight.

Volumetric weight = Length x Width x Height (cm) / Dimensional Factor (6,000)

Custom clearance receipt

The airline company fee

The shipping quotation

As you can see in the pictures, the crate made by a “professional” was not the most complicated and difficult construction. All you need is…36 wooden boards (6 in every side) and some nails…and that’s it! I said: next time I’ll be prepared! The only thing I had to do was to disassemble the vespa. All the rest (documents, customs etc) were held by the company and everything was ready in 5 days only! In the attached photos, you can find all the information on the cost, the dimensions, the actual and volumetric weight of my vespa. It is the quotation and the receipt for the 167EUR I paid at the airport of Buenos Aires, as well as the receipt for the 87EUR I had to pay at the airline to have all the documents I needed in order to get my vespa from the customs office.

I didn’t use the help of any customs broker in Argentina to get my vespa back and even if I don’t know a single word in Spanish – as the 90% of the employees at the customs don’t speak a single word in English – I didn’t face any problem and I was back on my vespa in only 3 hours! The people at the customs were the best! I also want to repeat that I never came across the chaotic situations I thought I would have to overcome: no one asked for a bribe, everyone knew their job and they were really organized. The Greek authorities can learn a lot from the Argentinian ones… To sum up…the total cost was 2,200EUR unfortunately and it’s the last time I say it: next time be prepared!

List with many airfreight companies in South Africa

 Stergios Gogos Alexandra Fefopoulou

 Stergios Gogos

 10/03/2015

 

---

 Μεταφορά μοτοσυκλέτας από τη Ν.Αφρική στη Ν.Αμερική

Μετά από τόσο καιρό και τόσα χιλιόμετρα στην Αφρική ήρθε η ώρα να περάσω απέναντι. Όμως πως; Με καράβι, με αεροπλάνο, με σχεδία, με ψαροκάικο, κολυμπώντας, πουλώντας τη βέσπα εδώ κι αγοράζοντας άλλη στην Αμερική;! Πολλά τα σενάρια, κι άλλες τόσες οι επιλογές! Μετά από μια πολύ εντατική μελέτη κι έρευνα…5 ημερών, κατέληξα στην επιλογή του αεροπλάνου. Χρόνος για αναμονή δεν υπήρχε (εκείνη την περίοδο δεν έφευγαν κοντέινερ με άλλες μοτοσυκλέτες από Ν.Α. για να μοιραστώ τα έξοδα με κάποιον), οι προσφορές που πήρα για καράβι ήταν απογοητευτικές και στην καλύτερη περίπτωση ίδιες με αυτές για αερομεταφορά, και δυστυχώς στη μεταφορά με καράβι θα πρέπει να υπολογίσεις στις περισσότερες των περιπτώσεων, την αρκετά πιο περίπλοκη – κοστοβόρα διαδικασία εκτελωνισμού, και φυσικά στην αναμονή, η οποία είναι το λιγότερο ένας μήνας, αλλά μπορεί σε κάποιες πιο εξτρίμ περιπτώσεις να ξεπεράσει ακόμα και τους τρεις!

Το να κάνεις τη δουλειά απευθείας με κάποια αεροπορική εταιρεία είναι λίγο απίθανο, τουλάχιστον εδώ στη Νότια Αφρική, που όσο κι αν προσπάθησα όλοι με έστελναν σε ατζέντη. Ο ατζέντης δεν είναι τίποτα άλλο από μικρότερες (ή και μεγαλύτερες) μεταφορικές εταιρείες, οι οποίες συνήθως αναλαμβάνουν να κάνουν όλες τις διαδικασίες, από τα απαραίτητα έγγραφα, μέχρι να σου πακετάρουν και να σου μεταφέρουν το όχημα από και προς το αεροδρόμιο. Πως θα βρεις τώρα αυτόν τον ατζέντη: Πρώτα απ’ όλα μπορείς να το κάνεις με τον παλιό κι αγαπημένο τρόπο, με μια αναζήτηση δηλαδή στο google ή αν είσαι ακόμα πιο μερακλής, μπορείς να πάρεις τον κατάλογο του ΟΤΕ και να κάτσεις με τις ώρες και να ξεφυλλίζεις. Αν τώρα είσαι σαν κι εμένα, πάρε αυτήν εδώ τη λίστα και θα βρεις ό,τι ακριβώς χρειάζεσαι! Αυτή χρησιμοποίησα κι εγώ, στέλνοντας πάνω από 100 e-mails, ζητώντας μια προσφορά βασιζόμενος στις διαστάσεις και τα κιλά που “στο περίπου” υπολόγισα. Δυστυχώς η όλη διαδικασία έγινε κατά τις ημέρες των γιορτών (πρωτοχρονιά) και οι απαντήσεις που έλαβα ήταν ελάχιστες, λιγότερες από 5 αν θυμάμαι καλά. Και οι 5 προσφορές ήταν σχεδόν ίδιες, οπότε επέλεξα την εταιρεία που ανταποκρίθηκε πρώτη, μιας και μου φάνηκε αρκετά έμπειρη στο θέμα της αποστολής μοτοσυκλέτας στην απέναντι μεριά του Ατλαντικού, απαντώντας αμέσως σε όλες τις βασικές ερωτήσεις μου σχεδόν αμέσως.

Το μεγάλο μου λάθος ήταν πως δεν κατασκεύασα μόνος μου το ξυλοκιβώτιο στο οποίο μπήκε η βέσπα (οι περισσότερες εταιρείες δε δέχονται τη μοτοσυκλέτα χύμα), κι έτσι χρεώθηκα τσάμπα και βερεσέ 250€ (!) για την κατασκευή του “κουτιού”, και δεύτερον το συνολικό κόστος εκτοξεύτηκε από τα περίπου 1.450€ – η προσφορά που πήρα αρχικά και ήταν βασισμένη στις κατά προσέγγιση (αλλά ολόσωστες όπως τελικά αποδείχτηκε) διαστάσεις και τους υπολογισμούς που έκανα – στα 1.950€!!! Πως έγινε αυτό; Πολύ απλά επειδή αυτός που κατασκεύασε το κιβώτιο, είχε τη φαεινή ιδέα να αφήσει 10 εκατοστά “αέρα” σε κάθε πλευρά, έτσι για να μην μου γρατζουνίσει τη βέσπα και παρεξηγηθώ! Αν δηλαδή το κατασκεύαζα μόνος ή αν έβρισκα ένα έτοιμο (δεν είχα δυστυχώς τον απαραίτητο χρόνο, αφού οι Νοτιοαφρικάνοι δεν ανανεώνουν πλέον τις τουριστικές βίζες) θα γλίτωνα τα 250€, συν την επιβάρυνση των 500€ και θα πλήρωνα μόνο για τα υλικά της κατασκευής και τη μεταφορά του στην αποθήκη της μεταφορικής εταιρεία…Την επόμενη φορά θα ξέρω!

Πως να υπολογίσεις πόσο περίπου θα σου κοστίσει η αποστολή.

Αυτό ουσιαστικά δεν μπορείς να το κάνεις, αλλά μπορείς να υπολογίσεις το ογκομετρικό βάρος του οχήματος, και με βάση αυτό, να ζητήσεις προσφορές από εταιρείες. Ο υπολογισμός του δεν είναι τίποτα σπουδαίο. Πολλαπλασιάζεις μήκος, πλάτος και ύψος (όλα σε εκατοστά) και διαιρείς δια 6.000. Εάν το αποτέλεσμα που βγάζεις είναι μεγαλύτερο από το βάρος του οχήματός σου, τότε θα χρεωθείς με βάσει αυτό. Η χρέωση δηλαδή γίνεται με βάση το μεγαλύτερο.

Ογκομετρικό βάρος = μήκος * πλάτος * ύψος (cm) / 6.000

Custom clearance receipt

The airline company fee

The shipping quotation

Όπως βλέπεις και στις φωτογραφίες, το κιβώτιο που μου έφτιαξε ο “επαγγελματίας” δεν θέλει και κανένα πτυχίο για να φτιαχτεί, και δεν χρειάζεται περισσότερες από…36 σανίδες, 6 σε κάθε πλευρά, κι έφυγες! Είπαμε, την επόμενη φορά θα ξέρουμε!Έτσι λοιπόν η μεταφορική ανέλαβε τα πάντα – όλα (το μόνο που έκανα ήταν να συμπιέσω τη Vespa όσο μπορούσα), τελωνεία, χαρτιά και υπεύθυνες δηλώσεις από αστυνομία, πυροσβεστική και πολεοδομία, και η δουλειά τελείωσε μέσα σε μόλις 5 μέρες!Στις φωτογραφίες που έχω επισυνάψει μπορείτε να δείτε όλες τις λεπτομέρειες, τι ακριβώς με χρέωσαν, τις διαστάσεις, αλλά και το πραγματικό και ογκομετρικό βάρος στην δική μου περίπτωση. Είναι η προσφορά, αλλά όπως σας είπα οι διαστάσεις και το βάρος είχαν στην πραγματικότητα μια διαφορά ελάχιστη, μικρότερη από 5%. Όπως θα δείτε υπάρχει και η απόδειξη των 167 € που πλήρωσα στο αεροδρόμιο του Μπουένος Άιρες, και των 87€ που χρειάστηκε να ξαναπληρώσω στην αεροπορική εταιρεία για να παραλάβω τα απαραίτητα για την παραλαβή έγγραφα.

Σε καμία φάση και για κανένα λόγο δεν χρησιμοποίησα ατζέντη στην Αργεντίνικη πλευρά, και παρά το γεγονός πως δεν ξέρω ούτε λέξη στα Ισπανικά – όπως και δυστυχώς το 90% των υπαλλήλων του αεροδρομίου δεν ήξερε ούτε λέξη στα Αγγλικά – ξεμπέρδεψα ΑΝΕΤΑ και δίχως πρόβλημα μέσα σε τρεις (3) ωρίτσες, αφού οι άνθρωποι είναι – όπως λέω και στο βιντεάκι – ΤΣΙΦΤΑΚΙΑ! Τέλος να τονίσω πως δεν είδα πουθενά το χάος που για ακόμα μια φορά περίμενα, ακούγοντας και διαβάζοντας τις διάφορες διαδικτυακές ιστορίες, πως πουθενά και κανένας από τους υπαλλήλους δεν μου ζήτησε λαδάκι, πως ζήλεψα πολύ τη σειρά και την οργάνωση των Αργεντινών (του αεροδρομίου εννοώ) και πως πολύ θα ήθελα να έμοιαζαν και οι δικές μας αντίστοιχες κρατικές υπηρεσίες έστω και λίγο με τις δικές τους! Το μαλλί πήγε λοιπόν 2.200€ δυστυχώς (όπως θα παρατηρήσατε και στο βίντεο σχεδόν τρίχα δεν μου έμεινε), αλλά είπαμε…Την επόμενη φορά θα ξέρω!

Λίστα με μεταφορικές εταιρείες στην Ν.Αφρική

 Στέργιος Γκόγκος Αλεξάνδρα Φεφοπούλου

 Στέργιος Γκόγκος

 10/03/2015